Unterkunft
Allgemeines
Die Unterbringung der VIP's sollte in einem 4* oder 5* Hotel erfolgen. Im besten falle ist die Veranstaltungsstätte fußläufig vom Hotel zu erreichen. Sollte dies nicht der Fall sein, wäre es gut einen Shuttle zu organisieren.
Hotelleistungen
| Hotelleistungen / Kategorie | 4* Hotel | 5* Hotel |
|---|---|---|
| Rezeption | 16h besetzt & 24h erreichbar | 24h erreichbar |
| Hotellobby | Sitzgelegenheiten & Getränkeservice | Wagenmeisterservice, Concierge, Hotelpagen & Empfangshalle mit Sitzgelegenheiten und Getränkeservice |
| Frühstück | Frühstücksbuffet oder -karte mit Zimmerservice | Frühstücksbuffet oder -karte mit Zimmerservice |
| Zimmerservice | 16h Getränkebestellung | 24h Speisen- & Getränkebestellung |
| Zimmer | Sessel/Couch mit Beistelltisch, Bademantel, Hausschuhe auf Wunsch, Kosmetikartikel, Kosmetikspiegel, großzügige Ablagefläche im Bad | Personalisierte Begrüßung mit frischen Blumen oder Präsent, Körperpflegeartikel, Internet-Endgerät, Safe & Bügelservice |
Hotelpartner
Eine Kooperation mit einem Hotelprartner bringt viele Vorteile mit sich:
- Vergünstigte Konditionen hinsichtlich der Zimmerbuchung evtl. auch Tagungen
- Bei größeren Anfragen evtl. Freizimmer und freie Verpflegung für eine gewisse Gruppe
- Publizieren der Spieltage des Vereins
- Kostenfreie Marketingzwecke
Kosten
Je nachdem ob eine Kooperation mit einem Hotelpartner besteht oder nicht, kann man den VIP's günstigere Zimmerraten und exklusive Zusatzleistungen anbieten.
In den meisten Fällen wir es so gehandhabt, dass den VIP's nur Hotelvorschläge unterbreitet werden, die aber für die Zimmerkosten eigenständig aufkommen müssen. In den seltensten Fällen werden die Kosten übernommen.
Zimmerbuchung
Die Zimmerbuchung kann sowohl von dem Verein als auch von der eingeladenen Person durchgeführt werden. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Telefonische Reservierung im Hotel
- Online Buchung über die Hotelwebsite oder einem Hotelportal (hrs, booking.com, trivago)
- Buchung per E-Mail
- Direkte Buchung bei der Bestätigung der Einladung
Nach eine erfolgreichen Zimmerreservierung, wird an dem Gast eine Reservierungsbestätigung versandt. Diese muss beim Einchecken im Hotel vorgelegt werden.
Annehmlichkeiten durch den Verein
- Willkommensbrief & ein kleines Präsent auf dem Zimmer
- Eintrittskarte für das bevorstehende Spiel inkl. alle enthaltene Leistungen & Wegbeschreibung
- Ablaufsplan für den weiteren Tagesverlauf (Abholung des Gastes, Spielbeginn etc.)
- Abholservice, sollte die Arena nicht fußläufig vom Hotel entfernt liegen