Geschäftsordnung für den Vorstand der Volleyball Bundesliga e.V.

§ 1 Allgemeines

(1) Gemäß § 11 Abs. 11 o) der Satzung der VBL erlässt der Aufsichtsrat folgende Geschäftsordnung. Soweit in dieser Geschäftsordnung nichts Abweichendes geregelt ist, gilt ergänzend die Allgemeine Geschäftsordnung der VBL.

(2) Die Vorstandsmitglieder führen die Geschäfte des Vereins mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters nach Maßgabe des Gesetzes, der Satzung, dieser Geschäftsordnung und den in den Dienstverträgen enthaltenen Bestimmungen. Sie haben den Beschlüssen der Bundesligaversammlung sowie den vom Aufsichtsrat gefassten Beschlüssen, insbesondere den geschäftsleitenden Weisungen und den Richtlinien für die allgemeine Geschäftspolitik, zu folgen.

(3) Die Vorstandsmitglieder führen die Geschäfte gemeinschaftlich und tragen gemeinsam die Verantwortung für die Leitung des Vereins und seiner Tochtergesellschaften (Prinzip der Gesamtverantwortung). Sie arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich gegenseitig über alle wichtigen Maßnahmen und Vorgänge in ihren Geschäftsbereichen. Sie streben in allen Angelegenheiten einvernehmliche Lösungen an.

(4) Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben arbeiten die Vorstandsmitglieder vertrauensvoll mit dem Aufsichtsrat und den übrigen Organen zum Wohle des Unternehmens eng zusammen.

§ 2 Vorstandsvorsitzender

(1) Der Vorstandsvorsitzende unterrichtet den Aufsichtsratsvorsitzenden unabhängig von der Berichterstattung des Vorstands in den Aufsichtsratssitzungen regelmäßig über den Gang der Geschäfte und die Lage des Vereins. Bei wichtigen Anlässen und bei geschäftlichen Angelegenheiten, die auf die Lage des Vereins von erheblichem Einfluss sein können, hat er den Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich zu unterrichten. Aufgabe des Vorstandsvorsitzenden ist die federführende Behandlung grundsätzlicher Fragen, die Koordinierung der Tätigkeit der Vorstandsmitglieder und die rechtzeitige und umfassende Information des Aufsichtsrats.

(2) Der Vorstandsvorsitzende kann im Fall seiner Abwesenheit einen Vertreter bestimmen. Die Bestimmung eines Vorstandsmitglieds als ständigen Stellvertreter bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrats.

§ 3 Gesamtverantwortung und Geschäftsbereiche

(1) Ungeachtet der Gesamtverantwortung des Vorstands ist jedes Vorstandsmitglied für den ihm durch den Geschäftsverteilungsplan (Anlage zu dieser Geschäftsordnung) zugewiesenen Geschäftsbereich selbst unmittelbar verantwortlich und – vorbehaltlich einer abweichenden Regelung in dieser Geschäftsordnung – berechtigt, innerhalb seines Geschäftsbereichs im gewöhnlichen Geschäftsgang selbstständig Entscheidungen zu treffen und Weisungen zu erteilen.

(2) Für den Fall, dass ein Vorstandsmitglied an der Wahrnehmung seiner Aufgaben gehindert ist, ist für unaufschiebbare Entscheidungen in seinem Bereich der im Geschäftsverteilungsplan für diesen Zweck benannte Vertreter zuständig.

(3) Die Vorstandsmitglieder beraten und entscheiden gemeinsam in allen Angelegenheiten, in denen nach dem Gesetz, der Satzung oder dieser Geschäftsordnung eine Beschlussfassung durch alle Vorstandsmitglieder vorgeschrieben ist, insbesondere über:

a) alle Geschäfte und Maßnahmen, die der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen,

b) alle Angelegenheiten, die den Geschäftsbereich mehrerer Geschäftsführer betreffen,

c) die Aufstellung des Jahresabschlusses,

d) die regelmäßige Berichterstattung an den Aufsichtsrat,

e) die Einberufung der Bundesligaversammlung und die Vorschläge zur Beschlussfassung der Bundesligaversammlung,

f) Berufung und Abberufung von Arbeitsgruppen,

i) Geldstrafen gegenüber Mitgliedern, die den Einzelbetrag von 5.000,- EUR überschreiten,

j) alle Angelegenheiten, bei denen ein Vorstandsmitglied dies verlangt,

k) sonstige Angelegenheiten grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung.

(4) Jedes Vorstandsmitglied ist berechtigt, einer Geschäftsführungsmaßnahme eines anderen Vorstandsmitglieds, die nach seiner Auffassung in den Bereich der gemeinschaftlichen Aufgaben fällt, zu widersprechen. Widerspricht ein Vorstandsmitglied, hat die Maßnahme zu unterbleiben, bis der gesamte Vorstand über die Meinungsverschiedenheit beraten und einen Beschluss gefasst hat.

(5) Duldet eine Angelegenheit, die an sich von den Vorstandsmitgliedern gemeinsam zu behandeln ist, keinen Aufschub, weil sonst erhebliche Nachteile für den Verein drohen, kann der Vorstandsvorsitzende einzeln handeln. Er hat die anderen Vorstandsmitglieder unverzüglich über sein Handeln zu unterrichten. In Angelegenheiten, die der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen, ist die Zustimmung auch in dringenden Fällen einzuholen.

(6) Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, eine Beschlussfassung des Vorstands herbeizuführen, wenn er der Auffassung ist, dass sich ein Vorgang in einem anderen Geschäftsbereich mit überwiegender Wahrscheinlichkeit zum Schaden des Vereins auswirkt.

§ 4 Einberufung von Sitzungen

(1) Der Vorstand wird nach Bedarf einberufen. Er muss mindestens drei Mal im Geschäftsjahr einberufen werden. Die Termine sollen zu Beginn des Geschäftsjahres festgelegt werden.

(2) Der Vorstandsvorsitzender beruft die Sitzungen ein. Er legt den Termin und die Tagesordnung fest.

§ 5 Vertretungsregelungen

(1) Es besteht grundsätzlich Anwesenheitspflicht für die Mitglieder der Geschäftsführung. In Ausnahmefällen ist die Vertretung eines Vorstandsmitglieds durch einen Mitarbeiter des Geschäftsbereichs möglich, der mit beratender Stimme an der Sitzung teilnimmt.

§ 6 Gäste

(1) Der Aufsichtsratsvorsitzende und sein Stellvertreter haben das Recht, jederzeit an den Sitzungen des Vorstands teilzunehmen.

(2) Der Vorstand darf Sachverständige und Auskunftspersonen zur Beratung über einzelne Gegenstände der Tagesordnung hinzuziehen.

§ 7 Sitzungsleitung, Tagungsverlauf

(1) Der Vorstandsvorsitzende leitet die Sitzung. Er kann die Leitung an ein anderes Vorstandsmitglied delegieren.

(2) Nach Eröffnung prüft der Sitzungsleiter die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung, die Anwesenheit und gibt die Tagesordnung bekannt. Der Sitzungsleiter kann die Behandlung einzelner Tagesordnungspunkte auf die nächste Sitzung vertagen.

(3) Der Sitzungsleiter hat für den ordnungsgemäßen Verlauf der Sitzung Sorge zu tragen.

§ 8 Beschlussfassung

(1) Der Vorstand entscheidet durch Beschluss. Beschlüsse des Vorstands werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Sitzungen sind als Sitzung mit persönlicher Teilnahme der Geschäftsführer oder per Videokonferenzen abzuhalten. Beschlussfassungen können auf Anordnung des Vorstandsvorsitzenden aber auch außerhalb von Sitzungen schriftlich, per Telefax, telefonisch, per Textnachricht oder elektronisch (z.B. E-Mail, Messagingdienst, Chat). Für Abstimmungen außerhalb von Sitzungen gelten die Vorschriften über den Sitzungsleiter und die Beschlussfassung in Sitzungen sinngemäß.

(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen. Die Stimmabgabe kann in einer Sitzung, schriftlich, per Telefax, telefonisch, per Textnachricht oder elektronisch (z.B. E-Mail, Messagingdienst, Chat, Videokonferenzen) erfolgen. Soweit nicht durch Gesetz oder Satzung andere Mehrheiten vorgeschrieben sind, werden Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit aller Vorstandsmitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorstandsvorsitzenden.

(3) Der Vorstandsvorsitzende ist berechtigt, eine den Vorstand bindende Entscheidung des Aufsichtsrats herbeizuführen, wenn er bei einer Abstimmung in der Minderheit geblieben ist. Das Gleiche gilt für jedes andere Vorstandsmitglied, wenn er in einer Angelegenheit überstimmt worden ist, die dem Schwerpunkt nach zu seinem Geschäftsbereich gehört.

(4) Eine Beschlussfassung ist auch ohne Einberufung einer Sitzung im Wege schriftlicher oder fernmündlicher Abstimmung zulässig, wenn der Vorstandsvorsitzende eine solche Beschlussfassung anordnet. In diesem Falle gelten vorstehende Bestimmungen entsprechend.

(5) Die Geschäftsführung vertritt ihre Beschlüsse, auch nach nicht einstimmiger Beschlussfassung, einheitlich nach außen.

§ 9 Protokollierung, Urkunden

(1) Über die Verhandlungen des Vorstands sind Beschlussprotokolle zu erstellen, die vom Sitzungsleiter zu unterzeichnen sind und sämtlichen Vorstandsmitgliedern zu übersenden sind. Das Protokoll gilt als genehmigt, wenn innerhalb von 3 Tagen nach Versand kein schriftlich begründeter Einspruch eines Vorstandsmitglieds erfolgt, über den der Vorstand in der folgenden Sitzung entscheidet.

(2) Der Sitzungsleiter kann einen nicht dem Vorstand angehörenden und zur Verschwiegenheit verpflichteten Protokollführer bestimmen.

§ 10 Haushaltsplanung und zustimmungsbedürftige Geschäfte

(1) Spätestens bis Ende April eines jeden Geschäftsjahres legt der Vorstand dem Aufsichtsrat für das nachfolgende Geschäftsjahr eine Haushaltsplanung, welche insbesondere den Investitionsplan und den Finanz- und Ergebnisplan beinhaltet, zur Genehmigung vor; der entsprechende Genehmigungsbeschluss der Bundesligaversammlung soll im Juni gefasst werden.

(2) Der Vorstand ist grundsätzlich berechtigt, verschiedene Positionen des verabschiedeten Haushaltsplans im Rahmen des Tagesgeschäfts anders zu gewichten und das verabschiede Jahresbudget um bis zu 10 Prozent zu überschreiten, ohne dass einer gesonderten Zustimmung bedarf.

(3) Der Vorstand bedarf für die folgenden Maßnahmen der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats, soweit diese nicht bereits in der genehmigten jährlichen Haushaltsplanung enthalten sind:

a) genehmigungspflichtige Entscheidungen gemäß § 11 Abs. 11 der Satzung

b) genehmigungspflichtige Entscheidungen gemäß Ziffer 2.2 Lizenzstatut

§ 11 Vertretungsberechtigung

(1) Die Vertretungsberechtigung des Vorstands richtet sich nach § 10 Abs. 2 der Satzung.

(2) Die VBL wird gerichtlich und außergerichtlich – im Sinne des § 26 BGB – vertreten, und zwar

a) von dem Vorstandsvorsitzenden allein,

b) von den beiden weiteren Vorstandsmitgliedern, jeweils mit einem anderen Vorstandsmitglied.

(3) Die Ausübung der Einzelvertretungsbefugnis des Vorstandsvorsitzenden ist, soweit diese Geschäftsordnung keine anderen Festlegungen getroffen hat, gebunden an

a) einen vorherigen Beschluss des Vorstands,

b) eine Weisung des Aufsichtsrats.

§ 12 Schlussbestimmungen

Vorstehende Geschäftsordnung beschloss der Aufsichtsrat der Volleyball Bundesliga e.V. in seiner Versammlung vom 04.07.2021. Sie tritt am 05.07.2021 in Kraft. Die Geschäftsordnung wurde am 05.11.2021 von der Bundesligaversammlung genehmigt. Diese Geschäftsordnung bleibt so lange in Kraft bis der Aufsichtsrat anders beschließt.